1. Circuits
1.1. Inscription et paiement
Pour être considérée comme définitive, toute inscription à un circuit est subordonnée, lorsqu’elle est réalisée plus de 35 jours avant la date du départ, à l’encaissement d’un acompte de 35% du montant total des prestations prévues.Pour toute inscription effectuée moins de 35 jours avant la date du départ, le règlement doit être effectué en une seule fois et doit porter sur la totalité du montant du voyage.L’inscription ne sera considérée comme définitive qu’à réception dudit règlement et du bulletin d’inscription, dûment complété et signé.
1.2. Modalités de règlement
Les modalités de règlement s’entendent ainsi pour les circuits :
- 35% d’acompte lors de la réservation
- le solde 35 jours avant le départ
1.3. Prolongation du voyage
La prolongation de votre séjour concernant un circuit est possible si la réservation en est faite au moment de l’inscription.En dehors du prix des prestations complémentaires, des frais de 40€ TTC par personne seront facturés.
L’achat de vols intérieurs sans prestations terrestres et/ou sans vol international entraîne la facturation de frais de réservation pour un montant de 40€ TTC par personne. Le montant des primes des assurances souscrites par le client à l’occasion de son voyage est réglé dès l’inscription et à l’encaissement de l’acompte ou tout autre somme adressée par le client avec son bulletin d’inscription.
1.4. Facturation
La facture est adressée au client dans les 8 jours calendaires qui suivent l’inscription. Le solde du montant du voyage devra être réglé sans relance de notre part, au plus tard 35 jours calendaires avant la date de départ. Tout retard du paiement du solde pourra être considéré comme une annulation pour laquelle il sera fait application des frais d’annulation visés à l’article « conditions et frais d’annulation ».
1.5. Tarifs
Les tarifs proposés par Vivre le Japon varient en fonction des services sollicités par le client et sont systématiquement portés à sa connaissance lors de la finalisation d’une commande.
Lors de la conclusion d’une commande, le prix indiqué est ferme et définitif à cette date. Il est exprimé en euro (€) et ne pourra plus être modifié par aucune des parties sauf dans les cas autorisés par la loi et mentionnés ci-dessous.
Conformément à la loi, nous pouvons nous trouver dans l’obligation de modifier nos prix et nos programmes pour tenir compte:
- des variations des coûts des transports, liées notamment à celles des coûts des carburants.
- de la variation des redevances et taxes afférentes aux prestations fournies telles que les taxes d’atterrissage, d’embarquement ou de débarquement.
- de la variation du taux de change appliqué au voyage ou au séjour considéré.
Dans ce dernier cas la part ré-évaluable est égale au montant des prestations terrestres locales réglées par Vivre le Japon dans la devise locale. Le cours de référence ayant servi de calcul est indiqué à la signature du bulletin d’inscription. En cas de modification du prix, Vivre le Japon s’engage à en informer le client par courrier plus de 30 jours calendaires avant la date de départ.
1.6. Prestations terrestres
Vivre le Japon vend des prestations terrestres.Les prestations non utilisées sur place ne donneront lieu à aucun remboursement. Les prestations volontairement modifiées sur place sont soumises aux conditions des prestataires locaux : les prestations supplémentaires ou de remplacement engendrant un surcoût devront être réglées directement aux agences locales et ne pourront en aucun cas engager la responsabilité de Vivre le Japon. Par ailleurs, elles ne donneront lieu à aucun remboursement de la partie non utilisée des prestations.
1.7. Chambre individuelle et chambre triple
Tout client d'un circuit accompagné s’étant inscrit seul et ayant opté pour une chambre individuelle sera facturé du supplément au moment de l’inscription.Toutefois si Vivre le Japon trouve pour ce même circuit une autre personne susceptible de partager sa chambre, ce supplément sera déduit au moment du règlement du solde de la facture.
Nous attirons votre attention sur le fait que le confort d’une chambre individuelle est moindre que celui d’une chambre double malgré le fait que son tarif soit supérieur à la moitié du tarif d’une chambre double.
Le tarif de base pour trois personnes inclut une chambre double et un lit d’appoint (ce service n’étant pas confortable pour trois adultes, nous vous conseillons dans ce cas d’opter pour la chambre individuelle).Si la troisième personne désire une chambre individuelle, le supplément sera facturé.
1.8. Assurance
Vivre le Japon propose à sa clientèle, lors de l’inscription à un circuit, de souscrire à une assurance complémentaire auprès de son courtier spécialisé Assurever, TSA 11412, 92621 Gennevilliers CEDEX.
La souscription à l’un des contrats d’assurance doit se faire impérativement au moment du règlement de l’acompte, et ne pourra avoir lieu après tout versement d’acompte.
Le montant de la prime d’assurance est payé en totalité au moment du règlement de l’acompte du voyage.
Le client a la possibilité de contacter un conseiller Vivre le Japon afin d’obtenir des précisions concernant les tarifs d’assurance au moment de la décision d’inscription à l’une de nos prestations. Un contrat individuel sera remis au client avec toutes les conditions et garanties soumises à son contrat d’assurance.
Dans le cadre d'une annulation, quels que soient les date et motif de l'annulation, les primes d'assurances ne sont pas remboursables.
1.9. Conditions et frais d’annulation des circuits
> Annulation en raison d'un nombre insuffisant de participants
Les circuits accompagnés nécessitent une organisation particulière et un nombre minimum de participants. Ce nombre est indiqué dans les brochures ou dans les autres supports de nos offres de voyage (internet, presse…) pour chaque circuit.
Vivre le Japon se réserve le droit d’annuler un départ si le nombre de participants inscrits 30 jours avant ledit départ est inférieur au minimum. Vivre le Japon communique cette décision au plus tard 22 jours calendaires avant la date de départ initialement prévue et procédera au remboursement intégral des sommes déjà versées dans un délai maximum de 8 semaines ; Vivre le Japon pourra également proposer, à la demande du client et dans la mesure du possible, des prestations de circuit ou de voyage individuel correspondant au montant engagé.
> Conditions et frais d’annulation par le client
Si le client se trouve dans l’obligation d’annuler son voyage après la signature du bulletin d’inscription, il doit en informer au plus tôt Vivre le Japon par lettre recommandée avec accusé de réception, dont la seule date d’envoi sera retenue comme date d’annulation.
Vivre le Japon retiendra alors, sur le montant engagé, des frais d’annulation, établis selon le barème suivant :
1- Jusqu'à 35 jours avant le départ : 10%.
2- De 35 à 21 jours avant le départ : 25%.
3- De 20 à 08 jours avant le départ : 50%.
4- De 07 à 03 jours avant le départ : 75%.
5- De 02 jours au jour du départ : 100%.
En dehors de ces frais d’annulation, Vivre le Japon s’engage à procéder au remboursement des sommes engagées dans un délai maximum de 15 jours à compter de la date d’annulation.
2. Billets d’avion
2.1. Conditions générales
Vivre le Japon vous communiquera lors de votre inscription l’identité du transporteur aérien, connu à cette date, susceptible d’assurer le vol. En cas de modification, Vivre le Japon s’engage, dès lors qu’elle en aura connaissance, à informer le client de tout changement dans l’identité du transporteur aérien.
Vivre le Japon s’engage à ce que toutes les compagnies aériennes utilisées au départ de la France soient admises par les autorités administratives compétentes à desservir le territoire français.Conformément à la convention de Varsovie, la compagnie aérienne peut être amenée à modifier, sans préavis, notamment les horaires et/ou l’itinéraire.
Ces modifications ainsi que tout incident technique extérieur à Vivre le Japon, retard, annulation, grèves, escales supplémentaires, changement d’appareils, de parcours, événements politiques, climatiques ne sauraient justifier pour le client une renonciation au voyage sans frais ou le versement de quelconques indemnités par Vivre le Japon.
2.2. Modalités de règlement
Les billets d’avion sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.
2.3. Mineurs
Les demandes d’inscription concernant les mineurs devront être signées par le père, la mère ou le tuteur légal et porter la mention “accord du père, de la mère ou du tuteur légal”. Les mineurs doivent posséder, outre les pièces d’identité exigées pour le voyage, une autorisation de sortie du territoire français métropolitain. Enfin, il sera fait mention d’un numéro de téléphone et d’une adresse permettant à l’enfant ou au responsable d’établir un lien direct.
2.4. Conditions et frais d’annulation
Les billets émis à certains tarifs publics de compagnies aériennes et/ou certains tarifs promotionnels négociés entraînent la facturation de 100% de frais en cas d’annulation quelle que soit la date.
Compte tenu des délais d’émission imposés par certaines compagnies aériennes, nous sommes contraints d’émettre les billets à 60 jours du départ ou immédiatement au moment de la réservation. Dès l’émission de ces billets et quelle que soit la date d’annulation, des frais d’annulation correspondant à 100% du prix du billet seront facturés.
3. Japan Rail Pass
3.1. Modalités de règlement
Les Japan Rail Pass sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.
3.2. Conditions et frais d’annulation
Le coupon d'échange de Japan Rail Pass délivré par Vivre le Japon est remboursable jusqu’à un an après la date d’émission. Les frais retenus sont de 15% du montant total des billets, quelle que soit la date d’annulation. Les frais d'envoi des billets ne sont pas remboursés.
En cas de perte de votre Japan Rail Pass, le remboursement ne peut se faire qu’après une période de 4 mois après l’émission du coupon d’échange. Les frais d’annulation restent de 15% à condition que le coupon d’échange n’ait pas été échangé, quelque soit la date d’annulation jusqu’à un an après la date d’émission.
Veuillez noter que les vouchers JRP non utilisés ne peuvent être remboursés que s'ils sont retournés dans les 365 jours consécutifs à compter de la date d'achat, dans l'un de nos bureaux.
Les problèmes de livraison ne peuvent pas constituer une raison pour un éventuel retard. Nous vous remercions donc de prévoir suffisamment de temps pour organiser votre retour car nous ne sommes pas en mesure de proposer des extensions.
Vivre le Japon ne serait en aucun cas responsable si l'acquéreur se voyait refuser l'échange du coupon contre le Japan Rail Pass une fois au Japon, et ce quel qu'en soit le motif.
4. Location de maisons
4.1. Modalités de règlement
La location de maison est réglable intégralement (100%) lors de la réservation.
4.2. Conditions et frais d’annulation
Si le client se trouve dans l’obligation d’annuler son voyage après la signature du bulletin d’inscription, il devra en informer Vivre le Japon par lettre recommandée avec accusé de réception le plus tôt possible.
La date d’envoi sera retenue comme date d’annulation pour la facturation des frais d’annulation.Barème des frais d’annulation :
• Plus de 4 mois avant le séjour : aucun frais d’annulation ne sera retenu
• De 4 à 2 mois avant le séjour : 25% du montant total de la réservation sera retenu
• De 2 à 1 mois avant le séjour : 50% du montant total de la réservation sera retenu
• Moins d’un mois avant le séjour : 100% du montant total de la réservation sera retenu
4.3. Assurance annulation
La garantie prévoit le remboursement des frais d'annulation en cas d'impossibilité de voyager, à condition qu'elle soit justifiée et dans les cas :
• d'atteinte corporelle grave ou de décès du client ou d'un membre de sa famille
• de dommages matériels importants ou de vols survenus au domicile ou au local professionnel du client
• de licenciement pour motif économique• de convocation administrative (attestée)
• d'obtention d'un emploi salarié
• de refus de visa touristique par les autorités japonaises
• de mutation professionnelle obligeant le client à déménager
• de perte ou de vol des papiers d'identité ou de titres de transport indispensables au voyage, dans les 48h précédant le voyageEn revanche, ne sont pas remboursés :
• les frais d'assurance (réglés au moment de la réservation).
5. Location de voitures
5.1. Réservation en ligne
Vivre le Japon vous confirme votre réservation dès réception de la réponse de notre partenaire Nissan rent-a-car, sur la base des critères saisis dans le formulaire, généralement sous 48h.
La disponibilité des véhicules dépend de notre partenaire et en aucun cas de notre volonté.En cas de non-disponibilité du véhicule de votre choix, nous vous proposerons une voiture de remplacement dans la limite des disponibilités.
Nous attirons votre attention sur le fait que dans l’hypothèse où vous vous présenteriez à l'agence de location sans être en possession de tous les documents demandés, Nissan rent-a-car peut se réserver le droit de refuser la location. Il ne peut y avoir en ce cas aucune indemnisation de notre part.Ces informations sont mentionnées en détail dans les conditions particulières du prestataire.
5.2. Tarifs
Le prix de location d’un véhicule comprend :
• La location du véhicule et les options choisies• une assurance obligatoire Nissan rent-a-car (responsabilité civile, etc...)
• la prise et le retour de véhicule (des frais de rapatriement basés sur la distance qui sépare les agences sont appliqués, dans le cas où le véhicule est rendu dans une agence autre que celle de départ).
• kilométrage illimité
• TVA
Dans l'éventualité d’un changement de contrat en cours de location, les frais non inclus dans le prix de la location :
• les frais supplémentaires en cas de prolongement de contrat
• les frais de rapatriements occasionnés à la suite d'un changement de l'agence de restitution du véhicule
Nous attirons votre attention sur le fait que les sièges enfants sont obligatoires au Japon pour les enfants de moins de six ans.
5.3. Modalités de paiement
La location est à régler sur place à l'agence, au moment de la prise du véhicule.Les prix étant basés sur le cours du yen, ils sont susceptibles de changer sans que la responsabilité de Vivre le Japon ne puisse être engagée.
5.4. Frais d’annulation
Vous trouverez ci -dessous le barème des frais d’annulation concernant la location d’un véhicule :
• Jusqu'à 24h avant le début de la location : aucun frais d'annulation
• Moins de 24h avant le début de la location : 100 % du montant de la réservation sera retenu
Veuillez noter que les frais de dossier ne sont pas remboursables.
6. Activités au Japon
6.1. Modalités de règlement
L’activité est à régler sur place auprès de l’accompagnateur au démarrage de l’activité.
6.2. Frais d'annulation
Merci de nous contacter le plus tôt possible dans le cas où vous souhaiteriez annuler la réservation d'une activité. Vous trouverez ci -dessous le barème des frais d’annulation concernant les activités au Japon :
• Le jour même de l'activité : 75 % du montant de la réservation sera retenu
• De la veille à sept jours avant l'activité : 50% du montant de la réservation sera retenu
• Plus de sept jours avant l'activité : pas de frais d'annulation
7. JRP Assistance
7.1. Modalités de règlement
La JRP Assistance est réglable intégralement (100%) lors de la réservation.
7.2. Conditions et frais d’annulation
La JRP Assistance n'est pas remboursable.
8. Pocket WiFi
8.1. Modalités de règlement
Le Pocket WiFi est réglable intégralement (100%) lors de la réservation.
8.2. Conditions et frais d’annulation
Le Pocket Wifi est remboursable jusqu'à une semaine avant le début de la location. Passé ce délai, le Pocket Wifi n'est plus remboursable. Les frais d'annulation s'élèvent à 10%.
Les éventuelles pénalités de retard, de perte de l’appareil ou changement d’adresse sont calculées en yen et facturées dans la monnaie de l’achat.
Pour toute question technique ou dysfonctionnement, veuillez contacter de préférence Global Advanced Communications par email : info@globaladvancedcomm.com ou par téléphone au +81 3 5843 7636.
Si vous perdez le Pocket Wifi ou si notre partenaire Global Advanced Communications ne reçoit pas le Pocket Wifi à la fin de période de location prévue, nous nous réservons le droit de débiter la carte de crédit utilisée au moment de la réservation.
Le paiement complet de la pénalité sera dû et prélevé immédiatement. Les pénalités de retard correspondent à la somme de 400 yens par jour et 20 000 yens en cas de perte irréversible du Pocket Wifi.
9. Cartes SIM
9.1. Modalités de règlement
La carte SIM est réglable intégralement (100%) lors de la réservation.
9.2. Conditions et frais d’annulation
La carte SIM est remboursable si elle n'a jamais été utilisée et si son emballage est intact. Elle doit nous être restituée dans le mois suivant l'achat. Les frais d'annulation s'élèvent à 10%.
10. Pasmo et Suica
10.1. Modalités de règlement
Les cartes Pasmo et Suica sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.
10.2. Conditions et frais d’annulation
Les cartes Pasmo et Suica que nous proposons étant non-nominatives, elles ne peuvent pas faire l'objet d'un remboursement ou d'une réédition.
11. Transferts Limousine Bus Aéroports Tokyo
11.1. Modalités de règlement
Les Transferts Limousine Bus Aéroports Tokyo sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.
11.2 Conditions et frais d’annulation
Les transferts en Limousine Bus Tokyo sont remboursables s'ils n'ont jamais été utilisés et si les vouchers nous sont retournés dans l'année suivant l'achat. Les frais d'annulation s'élèvent à 10%.
12. Transferts Yasaka Kyoto
12.1. Modalités de règlement
Les Transferts Yasaka Kyoto sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.
12.2. Conditions et frais d’annulation
Les transferts en navettes Yasaka sont remboursables s'ils n'ont jamais été utilisés et ce jusqu'à une semaine avant la date du transfert. Les frais d'annulation s'élèvent à 10%.
13. Frais d'envois
13.1. Modalités de règlement
Les frais d'envois sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.
13.2. Conditions et frais d’annulation
Les frais d'envois ne sont pas remboursables.
14. Produits optionnels
14.1. Modalités de règlement
Les produits tels que le guide Japan by train, la carte des horaires de trains JR et la carte Tokyo/Kyoto sont réglables intégralement (100%) lors de la réservation.
14.2. Conditions et frais d’annulation
Les produits tels que le guide Japan by train, la carte des horaires de trains JR et la carte Tokyo/Kyoto ne sont pas remboursables.
